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La crise actuelle, malgré ses impacts négatifs incontestables, engendre de nouvelles opportunités en termes d’innovations et oblige les entreprises à repenser l’entièreté de leurs méthodes de management et d'organisation. Nullement épargnée par cette mutation, la conduite de projets se fait aujourd’hui à distance, avec des collaborateurs aussi bien externes qu’internes et des exigences toujours plus élevées, dans un temps moindre. Il devient alors plus qu’important de savoir appréhender les challenges de demain et de disposer d’outils innovants et sécurisés nécessaires à la réussite de projets agiles.

Dans cet article, nous souhaitons mettre en lumière les fonctionnalités incontournables des outils de gestion de projet en vous aidant à comprendre vos besoins sous-jacents. Nous distinguerons aussi celles qui deviennent essentielles pour réussir un travail collaboratif en ligne et à distance, comme la révision et l’approbation des fichiers, la comparaison des versions, la définition d’accès client personnalisés, etc.

LA GESTION DE PROJET CRÉATIF, COMPRENDRE SES BESOINS

LES AVANTAGES D’UN OUTIL DE GESTION DE PROJET CRÉATIF

En tant que créatif, votre mission principale est de produire du contenu pour votre entreprise, vos collaborateurs ou clients et de tenir compte de leurs retours pour répondre à leurs attentes. Il est possible que vous utilisiez des outils comme Google Drive, Dropbox, Vimeo, WeTransfer pour centraliser et partager vos créations, tandis que vos demandes importantes se perdent parmi les innombrables mails et messages instantanés. Vos fichiers sont dispersés, les priorités sont mal gérées et, à terme, bien plus que la collaboration en pâtit.

Un outil de gestion de projet semble alors bénéfique puisqu’il vous permettra de :

• Fluidifier vos processus de planification et suivi de projet
• Centraliser les fichiers et retours associés à vos projets
• Partager les mises à jour de statut avec vos collaborateurs

Certaines plateformes y ajoutent également une partie d’annotation et approbation - en plus de la révision de documents créatifs -, pour améliorer la collaboration d'équipe en ligne. Ces fonctionnalités uniques semblent d’ailleurs capter l’attention de plus en plus d’entreprises depuis la démocratisation du télétravail. Nous reviendrons sur ce point plus tard dans l’article.

GARANTIR UNE BONNE ADOPTION DE L’OUTIL DE GESTION DE PROJET

Il ne faut toutefois pas oublier que ces outils ne seront pas totalement efficaces si vous n’adoptez pas une méthodologie adaptée aux projets et aux actifs organisationnels de l’entreprise. Voici une liste succincte des points à analyser en amont :

• Identifier ses besoins au niveau individuel et au niveau de l’équipe
• Identifier les ressources en termes de budget et outils déjà adoptés
• Déterminer les processus à utiliser pour atteindre les objectifs
• Recevoir le soutien de toute l’organisation pour une meilleure adoption de l’outil, si vous n’êtes pas indépendant

5 CARACTÉRISTIQUES INCONTOURNABLES POUR PILOTER SES PROJETS EN 2021

Nous savons que chaque entreprise, agence, freelance a ses propres méthodes de travail et que chaque projet est unique. Toutefois, certains attributs d’une plateforme se révèlent particulièrement avantageux pour faciliter la communication et la collaboration, mais aussi pour optimiser les flux de travail créatifs et individuels. Nous en décryptons 5 pour vous aider à y voir plus clair parmi cette large proposition de fonctionnalités.

1. GESTION DES TÂCHES, PRIORISATION ET DEADLINES

La gestion de tâches est une fonctionnalité incontournable des outils de gestion de projet. Après l’étape de planification du projet - définition des paramètres, exigences, jalons clés et calendrier global -, un gestionnaire de tâches vous permettra de coordonner l’exécution des différentes étapes de votre projet et de suivre l’avancée des livrables.

Cela se déploie à travers :

• La définition des tâches et sous-tâches, pour soutenir les projets agiles
• L’allocation des tâches à une personne ou un groupe de personnes, pour favoriser la collaboration et répartir de façon transparente les rôles et responsabilités
• L’organisation par statut des tâches - par exemple : à faire, en cours, à valider, fait. Habituellement, les logiciels proposent une vue Kanban, pour un meilleur rendu visuel des flux de travail
• La priorisation des tâches et l’identification d’une date d’échéance, pour réguler des projets aux to-do lists sans fin et aux délais toujours plus courts

2. TABLEAU DE BORD, PLANNING ET WORKFLOW SPÉCIALISÉ

Le tableau de bord est un outil qui permet de visualiser en un clin d'œil la progression d’un projet, aussi bien au niveau de l’équipe qu’au niveau individuel. Cette fonctionnalité est souvent combinée avec une solution type diagramme de Gantt pour gérer son planning, son temps et son flux de travail. La gestion de planning permet aussi de piloter différentes équipes projet ainsi que les ressources associées.

“Soyez régulier et ordonné dans votre vie, afin que vous puissiez être violent et original dans votre travail” - Gustave Flaubert

Bien que cette phrase ne soit pas à prendre au sens littéral, elle peut ici s’appliquer au processus de gestion de projet. En nous permettant d’avoir une vision globale des projets et d’améliorer notre organisation, l’outil nous aidera en effet à nous concentrer mentalement sur la tâche à accomplir, à réaliser un meilleur travail créatif et, à terme, à gagner en efficacité.

3. COMMUNICATION INTER-ÉQUIPE ET CLIENT, EN TEMPS RÉEL

La garantie qu’un projet réussisse réside dans la qualité de la relation entre le responsable du projet et les participants. Avec le travail à distance, il est encore plus important de fournir à son équipe, ses clients et ses collaborateurs des outils qui décomplexifient la collaboration en ligne en temps réel.

Si la collaboration est basée sur un service cloud, il est intéressant de retrouver les fonctionnalités suivantes, pour créer un environnement de confiance où les dernières informations et statuts des documents sont partagés en temps réel :

• Espace de stockage pour partager tout type de fichier avec ses collaborateurs
• Rôles définis pour accorder un accès personnalisé à chaque client
• Messagerie instantanée dédiée aux équipes projet
• Notifications en temps réel
• Détail de l’historique des actions effectuées sur un fichier
• Visioconférence, etc

4 . FONCTIONNALITÉS TENDANCES POUR LA COLLABORATION DE CONTENU EN DIRECT

“La plupart des outils soit disant collaboratifs se contente d’une fonction chat”

Cette remarque d’un internaute datant de décembre dernier sur le site Codeur reflète le décalage entre le besoin grandissant de plateformes collaboratives adaptées aux contraintes actuelles de travail, et l’offre abondante d’outils de gestion de projet aux fonctionnalités limitées.

Nous vous dévoilons les fonctionnalités qui pourraient bien devenir indispensables pour faciliter le travail collaboratif en ligne et, plus généralement, pour piloter tout projet per-COVID-19.

• La visualisation en ligne des documents centralisés
• Le management et la comparaison des versions de documents
• La gestion des contenus vidéos, audios, mockups et design HTML pour faciliter leur production
• L'annotation précise par commentaire et la co-validation des fichiers pour simplifier et gérer intelligemment les retours
• Le management des révisions et approbations - ou Review and Approval Management en anglais - de chaque élément d’un projet

5. EXPÉRIENCE UTILISATEUR INTUITIVE, VISUELLE ET NOMADE

Lorsqu’il est question de gestion de projets créatifs, l’importance du visuel est centrale : avoir une plateforme qui s’adapte aux exigences créatives et gère de manière appropriée les nouvelles idées permet de faciliter l'exécution du projet et de respecter les délais. L’expérience utilisateur - ou UX - évolue rapidement et devient de plus en plus avantageuse pour la création de valeur client. Elle constituera même un critère Google de ranking SEO d’ici mai 2021.

Tendance forte depuis 2020 et renforcée par le télétravail, l’accessibilité des interfaces devra continuer à être améliorée en 2021, en proposant notamment un design minimaliste et une navigation intuitive. À cela s’ajoute la compatibilité mobile et le caractère responsive des sites, pour offrir une expérience adaptée à tout type d’appareil connecté. Les rapports et timelines visuels du projet aideront aussi les marketers, producteurs et autres créatifs à simplifier la visualisation des données et rendre compte de leur performance en un coup d'œil. Pour finir, la navigation et la connexion sécurisée restent des critères essentiels pour tout utilisateur qui cherche un certain degré de confidentialité de ses données.

FAIRE LE BON CHOIX PARMI LES OUTILS DE GESTION DE PROJETS

Choisir le logiciel de gestion de projets qui correspond à vos besoins et ceux de votre entreprise est une décision mûrement réfléchie. S'ajoutent à cela vos habitudes, vos routines, et votre emploi du temps bien chargé. On ne veut pas d’un énième investissement inutile, surtout en ces temps où les devis clients et les appels d'offres se font plutôt rares.

UNE MULTITUDE DE SOLUTIONS CLOUD AUX FONCTIONNALITÉS COMPLÉMENTAIRES

Si vous êtes à la recherche d’un outil de gestion de projet, vous vous êtes peut-être inscrit pour essayer gratuitement une plateforme x ou y, sans avoir encore trouvé la perle rare. En effet, les solutions SaaS et Cloud pour le travail collaboratif, il y en a des centaines, et s’y retrouver parmi toutes ces possibilités est un vrai challenge. Le problème principal de ces dernières : il semble toujours manquer un “truc” à l’une ou l’autre des solutions.

Trello, Wrike, Asana, … ces plateformes n’offrent qu’un éventail restreint de fonctionnalités collaboratives et souscrire parallèlement à plusieurs d’entre elles pour bénéficier de services complémentaires n’est pas la solution la plus pertinente - surtout pour votre portefeuille. Ainsi, trouver LA solution parfaite, qui englobe l’ensemble des fonctionnalités recherchées pour gérer un projet, sans être trop complexe, au design adéquat et au prix abordable devient une vrai épreuve.

HERAW, UNE SOLUTION TOUT-EN-UN QUI ÉVOLUE AU RYTHME DE VOTRE ACTIVITÉ

À l’aube d’une nouvelle ère où le travail collaboratif est de mise, il est essentiel d’aller plus loin et de proposer un outil qui s’adapte à l’équipe créative et ses besoins. Sur le marché depuis 2014, notre solution de gestion de projets et de validation de contenus créatifs était jusqu’à là seulement disponible pour les grandes entreprises et PME.

Pour 2021, nous avions à cœur de développer un outil complet et sécurisé, accessible à tous et pleinement approprié aux TPE et aux indépendants. Cela est aujourd’hui réalité.
Partage de contenus, annotations et validation, gestion de projets, … vous saurez trouver le forfait fait pour vous, avec des fonctionnalités évoluants au rythme de votre activité.

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